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2021年07月09日(金)更新

文書管理システム@「デジタルドルフィンズ」活用のコツ

いつもブログをご覧いただきありがとうございます。

オフィスでの仕事でムダ時間をなくし、効率よく仕事が捗る秘訣を紹介します。
 

文書管理システムを使用する際のコツについてご説明します。

1.リマインダー機能を活用しよう

リマインダー機能(指定した日付になると通知する機能)を備えたシステムを使いましょう。
定期的に更新したり期限の設けられている文書にはリマインダーを設定しておくことで、
期日が来れば自動的に通知されるようになります。
デジタルドルフィンズでは書類ごとにリマインダーを設定することができます。

 

2.版管理機能を活用しよう

図面の版管理機能(バージョン管理機能)を活用しましょう。
改定した図面の過去のバージョンを、後から確認することができます。

 

3.ワークフロー情報も書類とセットで管理しよう

 手続きの進捗情報の記録

手続きの受付日や提出日などの進捗情報を、書類に付随するコメントなどの形で
付与しておきましょう。
得意先企業からの手続きの問い合わせに対して即座に応えることができ、
担当者不在時も対応できます。

 

 ワークフローの管理

書類をどのような順序で誰に回すかといった情報も、書類に付与して管理しましょう。
手続きのチェック作業を他の担当者に依頼する際などは、前述のリマインダー機能を
活用して、依頼先の担当者に自動的に通知されるように設定しておきます。
こうしておけば担当者の机の上に紙の書類を置いておく必要もありません。

 

4.検索用のキーワードのコツ

基本的には「会社名」「人名」「書類名(手続き名)」といったオーソドックスな
キーワードを付与しておけば問題なく書類を探し出せます。
人名には姓のよみがなも付けておくことをお勧めします。電話での問い合わせに
対応する際、よみがながあれば書類をより速く探し出すことができます。

 

5.リモートワークを活用しよう

VPN(仮想プライベートネットワーク)などの技術を使えば、事務所の外から
事務所内のネットワークに安全にアクセスすることができます。
文書管理でもこの技術を活用しましょう。

 外出先から活用

外出先から事務所の文書管理システムにアクセスできるようになっていれば、
得意先の企業に訪問した際にノートPCとスマートフォンだけあれば事務所の
図面をすぐに探し出すことができます。

 在宅勤務も可能に

自宅から事務所のシステムにアクセスすることもできるようになるため、
在宅勤務も可能になり、幅広い働き方のニーズに対応できるようになります。


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