枚岡合金工具株式会社

坂野さん、はじめまして。
金型の設計・製造を生業に３年前からデジタル書類管理システムの開発
を手がける枚岡合金工具㈱の古芝といいます。
整理・整頓に関する貴重なご質問をありがとうございます。

＜質問＞
私は、ある一部上場企業でアルバイトを続けて３年目になります。
この会社では、約２週に１回のペースで担当者によるオフィスのチェックがあります。
ちょっとした事でも怪我につながるような危険な所はないか、机の上は整理されているか、机の下には何も置いていないか。などといったようなチェックがあります。
社員約１００名の方々のデスクを目にしますが、パソコンの画面のまわりがポストイットだらけの人、机の脇に書類が縦横に積み重なっている人、書類が小分けになっている人、とさまざまです。そして、それぞれのデスクに“仕事がはかどるテクニック”が見られます。

そこで、質問です。
経営者の方々のオフィス、とくにデスクまわりはどのような状況でしょうか？
（明治大学商学部　坂野和哉さん）

　弊社では基本として机の上は、いつも離発着可能なように滑走路状態を維持する
ことを目標としています。
　今必要なもの以外机の上に置かないようにしていますが、日々の郵便物
定期購読誌、決済書類で1日でも放置をすると書類が直ぐに溜まってゆきます。

　弊社では、まず紙の書類を整理（捨てるものと、登録して捨てるものと　登録して
保存するものに区分）します。
そして、自社開発のデジタルドルフィンズという書類管理システムを使い
スキャナーで登録して、書類に纏わるキィーワードや関連の語句など電子的なインデックスをつけて登録してゆきます。

平行して紙の書類の大半を捨てるというルールにしています。
その効果として、モノ探しに裂かれる時間は、年々削減出来て、
さらに、書類の保管場所も削減するこが出来ている状態になっています。
いつでも、だれでも、要るものが、すぐに（1５秒以内）取れるように日々整理・整頓・清掃活動に取り組んでいます。

３Sの定義とは、次のとおりです。
整理とは次の4つに区分することをいいます。
　要るもの　　　　　　＝生　品＝「直ちに必要なモノ」
　急がないもの　　　＝休　品＝「5日以内に必要なモノ」
　当分要らないもの＝半死品＝「6ヶ月以内に必要なモノ」
　要らないもの　　　＝死　品＝「6ヶ月以上使用しないモノ」
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　→無条件で人以外捨てる。
整頓とは
　いつでも、誰でも、要るものが、すぐに取り出せるように並べ置くことをいいます。
　１、定位置＝いつも同じ方向
　２、定　量＝決められた最大または最小数
　３、定方向＝いつも同じ向き
　４、表　示＝モノに表示
　５、標　識＝場所に標識

清掃とは
　１、ゴミなし
　２、チリなし
　３、ホコリなし
　４、汚れなし
　５、ピカピカ
１～５を維持する活動をいいます。

これらを日々実践すると
「守ることを決めて、決めたことを守る」風土が形成されてゆきます。
さらに心までピカピカになってゆきます。