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紙書類の電子化+自動化で年間4000時間短縮

投稿日時:2024/03/01(金) 23:23rss

「ありがとう新聞」ダウンロード版
 https://digitaldolphins.jp/special/arigato/img/arigato_2024-03_vol.206.pdf

枚岡合金工具株式会社では20年前から、

文書管理システム「デジタルドルフィンズ(D.D.)」

提供させていただき、現在236社の様々な規模・業種の

企業さまに導入され、業務効率化のお手伝いをさせていた

だいております。


今回は、宮脇鋼管株式会社さま(本社:大阪市西成区)が

劇的な業務の効率化を実現されておられると伺い、訪問

インタビューをさせていただきました。

「ハイ!喜んで!◯◯デス!」と明るく元気な電話対応の

声がオフィスに響き、壁面には従業員全員の「誓いの書初

め」が掲示され、活気あふれる職場環境を創り上げておら

れます。

同社は13年前からD.D.を導入され、必要な情報が誰で

もすぐに探せる仕組みを、弊社のITチームと共に積み

重ねておられます。


全国のメーカーから日々やって来る、月間2500枚も

の“ミルシート(【製品<鋼材・鋼管>検査証明書】紙の

証明書が2割、電子証明書が8割)を、殆どマウス操作

だけで自動的に電子登録をされているお話を伺いました!

 

 今月号の「ありがとう新聞」206号は、紙の書類を電子帳票

自動化で成功されておられる宮脇鋼管株式会社様を先日訪問

取材させていただきました。

 月末のご多忙のなか読者のみなさんのために貴重なお時間

を割いて、ご苦労されたお話や、創意工夫された裏技などの

お話を伺いました。

 ひと月に2500枚もの紙の製品検査成績表が郵送やFAXなど

で送られてきて、分類されれファイリングされる日々に忙殺

されおられ、残業に追われる日もあったそうです。

 効率化のためにスキャンを行い、フォルダ毎に分類し

ルールに基づいたファイル名で直ぐに情報検索できるように

しました。しかし紙ファイリングの手間と比較するとトータル

時間は、そんなに変わらなかったそう。

 そのような状況のなかで即戦力で使える弊社の文書管理シ

ステム「デジタルドルフィンズ」にご縁をいただき、何時で

も、誰でも、直ぐに、使える環境を創り上げて来られて

います。

 最大の課題は、日々やってくる素材メーカー毎の30種類の

様式の異なる検査証明書をどのように文字認識を行い、

その結果を各項目に振り分けて自動登録していくかでした。

 自動文字認識の識字率のいくつもの予期せぬエラー!

立ちはだかる難関を乗り越えて克服してゆく過程は、まさに

NHKプロジェクトX挑戦者たちのようです。
 

 弊社のIT担当者のK君が30以上のテンプレートに開発対応と

OCRソフトの設定を行いました。

細やかな修正をご担当の方と一緒になって一つ一つ

問題解決を図っていったことが今日の効率化につながって

いるように感じました。



インタビューさせて頂いた内容を整理して効果が分かり易いように
効果確認表にまとめていただきました。

業務効率化への改善ステップ 
ステップ    業務改善内容 Befor After      補足説明
1 紙書類ー>ドルフィンで電子化 60秒~300秒 5~10秒 手作業検索を電子化検索
2 キーボード入力工夫 10秒 3秒 「X」で入力を『+』に短縮
3 文字認識自動化、自動登録 120~300秒 90秒 手入力からのストレス解放
4 送付案内書QRで自動化 14400秒/日 600秒/日 得意先、日付、注文番号を自動登録
5 自社保管をクラウドに移行     東京ー大阪間=>BCP対策  
効果  ミルシート係 4人×8時間 2人×8時間 固定費削減に絶大な効果
業務効率化時間 年間合計 1440万秒=4000時間/年短縮


 

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会社概要

<a href="http://www.sg-loy.co.jp/" target="_blank">http://www.sg-loy.co.jp/</a>(枚岡合金工具㈱金型事業部のホームページ) <a...

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個人プロフィール

1949年3月 大阪市生まれ。桃山学院高校卒業後、30年間自社の金型設計・製造に携わるかたわら1983年より自社の販売・受発注管理システム独自に開発2001年よりISO9001工程認証システム等統合管理ソフトを開発。現在、金型の他、現場のアイディアを生かした「デジタルドルフィンズ」事業を立ち上げ...

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