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「【明大生との毎週一問百答】、「デスクまわりの整理術について」

投稿日時:2006/08/11(金) 19:45rss

坂野さん、はじめまして。
金型の設計・製造を生業に3年前からデジタル書類管理システムの開発
を手がける枚岡合金工具㈱の古芝といいます。
整理・整頓に関する貴重なご質問をありがとうございます。

<質問>
私は、ある一部上場企業でアルバイトを続けて3年目になります。
この会社では、約2週に1回のペースで担当者によるオフィスのチェックがあります。
ちょっとした事でも怪我につながるような危険な所はないか、机の上は整理されているか、机の下には何も置いていないか。などといったようなチェックがあります。
社員約100名の方々のデスクを目にしますが、パソコンの画面のまわりがポストイットだらけの人、机の脇に書類が縦横に積み重なっている人、書類が小分けになっている人、とさまざまです。そして、それぞれのデスクに“仕事がはかどるテクニック”が見られます。

そこで、質問です。
経営者の方々のオフィス、とくにデスクまわりはどのような状況でしょうか?
(明治大学商学部 坂野和哉さん)


 弊社では基本として机の上は、いつも離発着可能なように滑走路状態を維持する
ことを目標としています。
 今必要なもの以外机の上に置かないようにしていますが、日々の郵便物
定期購読誌、決済書類で1日でも放置をすると書類が直ぐに溜まってゆきます。

 弊社では、まず紙の書類を整理(捨てるものと、登録して捨てるものと 登録して
保存するものに区分)します。
そして、自社開発のデジタルドルフィンズという書類管理システムを使い
スキャナーで登録して、書類に纏わるキィーワードや関連の語句など電子的なインデックスをつけて登録してゆきます。

平行して紙の書類の大半を捨てるというルールにしています。
その効果として、モノ探しに裂かれる時間は、年々削減出来て、
さらに、書類の保管場所も削減するこが出来ている状態になっています。
いつでも、だれでも、要るものが、すぐに(15秒以内)取れるように日々整理・整頓・清掃活動に取り組んでいます。

3Sの定義とは、次のとおりです。
整理とは次の4つに区分することをいいます。
 要るもの      =生 品=「直ちに必要なモノ」
 急がないもの   =休 品=「5日以内に必要なモノ」
 当分要らないもの=半死品=「6ヶ月以内に必要なモノ」
 要らないもの   =死 品=「6ヶ月以上使用しないモノ」
                       →無条件で人以外捨てる。
整頓とは
 いつでも、誰でも、要るものが、すぐに取り出せるように並べ置くことをいいます。
 1、定位置=いつも同じ方向
 2、定 量=決められた最大または最小数
 3、定方向=いつも同じ向き
 4、表 示=モノに表示
 5、標 識=場所に標識

清掃とは
 1、ゴミなし
 2、チリなし
 3、ホコリなし
 4、汚れなし
 5、ピカピカ
1~5を維持する活動をいいます。

これらを日々実践すると
「守ることを決めて、決めたことを守る」風土が形成されてゆきます。
さらに心までピカピカになってゆきます。

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コメント


整理整頓清掃をしやすくする定義づけありがとうございます!!

古芝さん、初めまして。私は今回の整理整頓の質問をさせていただいた、明治大学坂野和哉です。今回の古芝さんの整理整頓清掃に関する定義、非常に分かりやすかったです。いつでもだれでいるものがすぐに取り出せるようにするという事だけでも随分と違ってくることかとおもいます。
また、守ることを決めて、決めたことを守る風土を形成して心までピカピカにというアドバイスありがとうございます。私自身、さまざまな方からアドバイスを頂いていくうちに、『身の回りから変える事によって、人も変わる』という事を理解し始めたところです。これからは、『守ることを決めて、決めたことを守る』という事を実践していきたいとおもいます。
今回は私の素朴な質問でしたが、真摯に答えていただき非常に感謝しています。どうもありがとうございます。簡単な感想とコメントですが、これで失礼したいと思います。今回はありがとうございました。

Posted by 坂野和哉 at 2006/08/16 11:38:00 PASS:

コメントありがとうございます。

坂野さん、貴重な感想とコメントを頂き
ありがとうございます。
追加のコメントになりますが、整理・整頓・清掃
でも「感謝」の心を込めてすることが大切です。
人に云われてする、あるいは「メンドクサイ」と
思いながらするのとは、結果がまったく違って
きます。
「ありがたいと思いながら感謝の心を込めて」
行う仕事は、傍から見ていても自然とプラス
エナジーを発して感動を引き起こします。
また、仕事をした後の充実感満足感は金銭では買えません。
小さな一歩から始め、行動を継続することで
人の人生、運命さえも変えて行けると信じています。
是非頑張ってチャレンジを継続してください。

Posted by 古芝保治 at 2006/08/17 21:17:00 PASS:
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個人プロフィール

1949年3月 大阪市生まれ。桃山学院高校卒業後、30年間自社の金型設計・製造に携わるかたわら1983年より自社の販売・受発注管理システム独自に開発2001年よりISO9001工程認証システム等統合管理ソフトを開発。現在、金型の他、現場のアイディアを生かした「デジタルドルフィンズ」事業を立ち上げ...

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